10 เครื่องมือ AI ช่วยลดเวลาทำงานออฟฟิศ ให้จัดการงานได้คล่องขึ้น

สวัสดีค่ะชาวออฟฟิศทุกคน! เคยเป็นไหมคะ นั่งทำงานหน้าจอตั้งแต่เช้ายันเย็น แต่พอจะเลิกงานกลับรู้สึกว่างานยังไม่ค่อยลดลงเท่าไหร่ บางวันต้องหอบงานกลับไปทำต่อที่บ้าน หรืออยู่เคลียร์งานจนเกินเวลาแบบไม่รู้ตัว

ในยุคที่งานหมุนเร็วขึ้น ข้อมูลเยอะขึ้น และหลายคนต้องรับผิดชอบหลายอย่างพร้อมกัน ลำพังแค่ความขยันอาจไม่พอเสมอไปค่ะ การมีเครื่องมือที่ช่วยลดงานซ้ำๆ ช่วยสรุปข้อมูล หรือช่วยเริ่มต้นงานบางอย่างให้เร็วขึ้น จึงกลายเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่น่าสนใจมากสำหรับคนทำงานออฟฟิศ

บทความนี้เราเลยรวม 10 เครื่องมือ AI และเครื่องมืออัตโนมัติที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับงานออฟฟิศได้จริง โดยแบ่งตามหมวดหมู่การใช้งาน เพื่อให้เลือกลองใช้ได้ง่ายขึ้นค่ะ

หมวดที่ 1: บริหารเอกสาร ไอเดีย และงานเขียน

เวลาที่หัวตื้อ คิดงานไม่ออก หรือต้องสรุปข้อมูลจำนวนมาก เครื่องมือในหมวดนี้สามารถช่วยร่าง ช่วยจัดโครงสร้าง และช่วยให้เราเริ่มต้นงานได้เร็วขึ้น

1. ChatGPT: ผู้ช่วยคิดงานและร่างเนื้อหา

ChatGPT เป็นเครื่องมือ AI ที่หลายคนรู้จักกันดี จุดเด่นคือสามารถช่วยตอบคำถาม ร่างเนื้อหา สรุปข้อมูล และช่วยคิดไอเดียในหลายรูปแบบได้

ใช้ทำอะไรได้บ้าง:
ร่างอีเมลหาลูกค้า คิดโครงสร้างบทความ สรุปบทสัมภาษณ์ยาวๆ ให้สั้นลง ช่วยคิดหัวข้อคอนเทนต์ หรือช่วยเสนอไอเดียแคมเปญเบื้องต้น

ทริคการใช้งาน:
ควรบรีฟให้ชัด เช่น ต้องการให้เขียนเพื่อใคร ใช้โทนแบบไหน ความยาวประมาณเท่าไหร่ และจุดประสงค์คืออะไร ยิ่งบอกบริบทชัด ผลลัพธ์ก็ยิ่งนำไปปรับใช้ได้ง่ายขึ้น

อย่างไรก็ตาม ควรตรวจสอบข้อมูลก่อนใช้งานจริงเสมอ เพราะ AI อาจให้ข้อมูลคลาดเคลื่อน หรือเขียนเนื้อหาที่ดูทั่วไปเกินไปได้

2. Microsoft Copilot: ตัวช่วยในงานเอกสารและไฟล์ออฟฟิศ

สำหรับคนที่ใช้ Word, Excel, PowerPoint หรือ Outlook เป็นประจำ Microsoft Copilot เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยที่น่าสนใจ เพราะทำงานร่วมกับโปรแกรมในชุด Microsoft 365 ได้

ใช้ทำอะไรได้บ้าง:
ช่วยสรุปเอกสาร ช่วยร่างอีเมล ช่วยจัดโครงสร้างสไลด์ ช่วยแนะนำสูตรใน Excel หรือช่วยวิเคราะห์ข้อมูลเบื้องต้นจากไฟล์ที่มีอยู่

ทริคการใช้งาน:
เหมาะกับการใช้เป็นตัวช่วยตั้งต้น เช่น ให้ช่วยร่างสไลด์จากหัวข้อคร่าวๆ หรือช่วยสรุปประเด็นสำคัญจากเอกสารยาวๆ จากนั้นเราค่อยตรวจ แก้ และเติมรายละเอียดให้ตรงกับงานจริง

3. Notion AI: ตัวช่วยจัดระเบียบโน้ตและโปรเจกต์

Notion เป็นเครื่องมือจดโน้ตและจัดการงานที่หลายทีมใช้กันอยู่แล้ว เมื่อมี AI เข้ามาช่วย ก็สามารถทำให้การจัดข้อมูลเป็นระบบมากขึ้น

ใช้ทำอะไรได้บ้าง:
ช่วยสรุปโน้ตประชุม จัดเนื้อหาให้เป็นหัวข้อ สร้าง To-do list จากข้อความยาวๆ ช่วยเกลาภาษา หรือช่วยเปลี่ยนโน้ตกระจัดกระจายให้ดูอ่านง่ายขึ้น

ทริคการใช้งาน:
เหมาะกับคนที่ประชุมบ่อย มีโปรเจกต์หลายงาน หรือชอบจดข้อมูลไว้เยอะๆ แต่ไม่มีเวลามานั่งจัดระเบียบทีหลัง

หมวดที่ 2: ประชุมและพรีเซนต์

งานประชุมและงานพรีเซนต์มักกินเวลามากกว่าที่คิด ตั้งแต่จดประชุม สรุปงาน ไปจนถึงทำสไลด์ เครื่องมือกลุ่มนี้จึงช่วยลดเวลาช่วงเตรียมงานได้ดี

4. Fireflies.ai: ตัวช่วยถอดเสียงและสรุปประชุม

Fireflies.ai เป็นเครื่องมือที่ช่วยบันทึก ถอดเสียง และสรุปการประชุมออนไลน์ เหมาะกับทีมที่ประชุมบ่อยและต้องการเก็บประเด็นสำคัญไว้ทบทวน

ใช้ทำอะไรได้บ้าง:
ช่วยถอดเสียงประชุม สรุปหัวข้อสำคัญ ค้นหาคำในบทสนทนา และช่วยรวบรวม Action Items หรือสิ่งที่ต้องทำต่อหลังประชุม

ทริคการใช้งาน:
ควรแจ้งผู้ร่วมประชุมก่อนบันทึกเสียงทุกครั้ง และตรวจทานสรุปอีกครั้งหลังประชุม เพราะความแม่นยำอาจขึ้นอยู่กับคุณภาพเสียง ภาษา สำเนียง และสภาพแวดล้อมในการประชุม

5. Gamma: ตัวช่วยสร้างร่างสไลด์และหน้าเว็บพรีเซนต์

Gamma เป็นเครื่องมือที่ช่วยเปลี่ยนหัวข้อหรือโครงร่างเนื้อหาให้กลายเป็นงานนำเสนอเบื้องต้นได้ เหมาะกับคนที่ต้องทำพรีเซนต์บ่อยและอยากประหยัดเวลาในการจัดเลย์เอาต์

ใช้ทำอะไรได้บ้าง:
ช่วยแบ่งหัวข้อเป็นสไลด์ จัดโครงสร้างเนื้อหา เลือกเลย์เอาต์เบื้องต้น และช่วยให้เห็นภาพรวมของงานนำเสนอได้เร็วขึ้น

ทริคการใช้งาน:
ใช้ Gamma เพื่อสร้างร่างแรกก่อน แล้วค่อยปรับดีไซน์ ข้อมูล ภาพประกอบ และน้ำเสียงให้เข้ากับแบรนด์หรือรูปแบบงานของเราอีกครั้ง