บอกลาปัญหาแฟลชไดรฟ์หาย! มาทำความรู้จัก Cloud Storage อย่าง Google Drive และ OneDrive ว่าคืออะไร แล้วมันใช้แทน USB ได้จริงไหม?
จำความรู้สึกตอนทำงานเสร็จแล้วกำลังจะเซฟลงแฟลชไดรฟ์ แต่ดันหาไม่เจอ หรือเสียบไปแล้วเจอ “ไวรัสซ่อนไฟล์” กันได้ไหมคะ? เป็นปัญหาเล็กๆ ที่น่าหงุดหงิดมาก โดยเฉพาะเวลาต้องรีบส่งงาน รีบพรีเซนต์ หรือย้ายไฟล์ไปใช้อีกเครื่อง
แต่วันนี้การเก็บไฟล์ไม่ได้จำกัดอยู่แค่แฟลชไดรฟ์หรือฮาร์ดดิสก์อีกต่อไปแล้ว เพราะเรามีสิ่งที่เรียกว่า Cloud Storage เข้ามาช่วยให้การเก็บไฟล์ สื่อสารงาน และแชร์เอกสารสะดวกขึ้นกว่าเดิมมาก
บทความนี้จะพามาทำความรู้จัก Cloud Storage แบบเข้าใจง่าย ว่าคืออะไร Google Drive กับ OneDrive ใช้งานต่างกันยังไง และสรุปแล้วมันสามารถใช้แทนแฟลชไดรฟ์ได้จริงไหม
Cloud Storage คืออะไร? ทำไมคนยุคนี้ใช้กันเยอะ?
พูดให้เห็นภาพง่ายที่สุด Cloud Storage คือพื้นที่เก็บไฟล์บนอินเทอร์เน็ต หรือถ้าจะอธิบายแบบบ้านๆ ก็คือ “แฟลชไดรฟ์ออนไลน์” ที่เราไม่ต้องพกติดตัวค่ะ
แทนที่เราจะเก็บไฟล์รูปภาพ เอกสาร งานนำเสนอ หรือวิดีโอไว้ในอุปกรณ์ชิ้นเล็กๆ อย่างแฟลชไดรฟ์ เราสามารถอัปโหลดไฟล์เหล่านั้นไปเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการ เช่น Google, Microsoft หรือ Apple ผ่านอินเทอร์เน็ต
ข้อดีคือ เมื่อไฟล์ถูกเก็บไว้บน Cloud แล้ว เราสามารถเปิดดู ดาวน์โหลด แก้ไข หรือแชร์ไฟล์จากที่ไหนก็ได้ ขอแค่มีอินเทอร์เน็ตและมีอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อได้ ไม่ว่าจะเป็นมือถือ แท็บเล็ต โน้ตบุ๊ก หรือคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น
พูดง่ายๆ คือ ไม่ต้องกลัวลืมแฟลชไดรฟ์ไว้ที่บ้าน ไม่ต้องคอยส่งไฟล์หาตัวเองในแชต และไม่ต้องลุ้นว่าไฟล์เวอร์ชันล่าสุดอยู่ในเครื่องไหนกันแน่
Google Drive และ OneDrive คืออะไร?
ถ้าพูดถึง Cloud Storage ที่คนทั่วไปคุ้นเคยมากที่สุด คงหนีไม่พ้น 2 บริการนี้ค่ะ
Google Drive
เป็นบริการเก็บไฟล์บน Cloud ของ Google ถ้ามีบัญชี Gmail ก็สามารถใช้งานได้ทันที โดยพื้นที่ฟรีเริ่มต้นอยู่ที่ 15 GB แต่พื้นที่นี้จะนับรวมกับ Gmail และ Google Photos ด้วย จุดเด่นคือใช้งานง่าย เหมาะกับการเก็บเอกสาร รูปภาพ ไฟล์งาน และทำงานร่วมกับ Google Docs, Sheets, Slides ได้สะดวกมาก
OneDrive
เป็นบริการ Cloud Storage ของ Microsoft เหมาะมากสำหรับคนที่ใช้ Windows และโปรแกรมตระกูล Microsoft Office เช่น Word, Excel และ PowerPoint เพราะสามารถซิงค์ไฟล์กับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ค่อนข้างลื่นไหล โดย OneDrive มีพื้นที่ฟรีเริ่มต้น และจะยิ่งคุ้มขึ้นเมื่อใช้งานร่วมกับแพ็กเกจ Microsoft 365
ทั้งสองบริการมีจุดร่วมเหมือนกันคือ ช่วยให้เราเก็บไฟล์ไว้บนออนไลน์ แชร์ไฟล์ผ่านลิงก์ และเปิดใช้งานจากหลายอุปกรณ์ได้สะดวกกว่าเดิม
แฟลชไดรฟ์ vs Cloud Storage ต่างกันยังไง?
หลายคนอาจสงสัยว่า ถ้ามี Cloud Storage แล้ว เรายังจำเป็นต้องใช้แฟลชไดรฟ์อยู่ไหม คำตอบคือขึ้นอยู่กับลักษณะการใช้งานค่ะ เพราะทั้งสองแบบมีข้อดีคนละทาง
ฝั่งแฟลชไดรฟ์ USB
แฟลชไดรฟ์อาจดูเป็นอุปกรณ์รุ่นเก่า แต่ก็ยังมีประโยชน์ในหลายสถานการณ์ โดยเฉพาะเวลาที่ต้องย้ายไฟล์แบบรวดเร็วระหว่างเครื่องที่อยู่ใกล้กัน
ข้อดีของแฟลชไดรฟ์คือ ซื้อครั้งเดียวก็ใช้งานได้ ไม่ต้องจ่ายรายเดือน ไม่ต้องพึ่งอินเทอร์เน็ต และสามารถใช้โอนไฟล์ระหว่างคอมพิวเตอร์ได้ทันที เหมาะกับการย้ายไฟล์ขนาดใหญ่ในบางกรณี เช่น ไฟล์วิดีโอ ไฟล์โปรเจกต์ หรือไฟล์ที่ไม่สะดวกอัปโหลดขึ้นอินเทอร์เน็ต
แต่ข้อเสียก็ชัดเจนเหมือนกันค่ะ เพราะแฟลชไดรฟ์มีขนาดเล็ก หายง่าย ลืมง่าย และเสี่ยงต่อไวรัสหรือมัลแวร์เมื่อนำไปเสียบกับคอมพิวเตอร์หลายเครื่อง โดยเฉพาะเครื่องสาธารณะหรือเครื่องที่ไม่มีระบบป้องกันที่ดีพอ
นอกจากนี้ ถ้าแฟลชไดรฟ์เสีย ไฟล์เสียหาย หรืออ่านข้อมูลไม่ได้ขึ้นมา ก็อาจทำให้งานสำคัญหายไปแบบกู้คืนยากมาก เรียกว่าของเล็ก แต่ความเสี่ยงไม่เล็กตามค่ะ
ฝั่ง Cloud Storage อย่าง Google Drive และ OneDrive
Cloud Storage เด่นมากในเรื่องความสะดวกและการเข้าถึงไฟล์จากหลายอุปกรณ์ เราไม่จำเป็นต้องพกอุปกรณ์เก็บข้อมูลติดตัว แค่ล็อกอินบัญชีของตัวเอง ก็สามารถเปิดไฟล์ที่อัปโหลดไว้ได้จากแทบทุกที่
ข้อดีอีกอย่างคือการแชร์ไฟล์ทำได้ง่ายมาก ไม่ต้องส่งไฟล์แนบซ้ำๆ ให้หนักอีเมล แค่สร้างลิงก์แล้วส่งให้คนอื่นก็เปิดดูหรือดาวน์โหลดได้ทันที และยังสามารถตั้งค่าสิทธิ์ได้ด้วยว่าให้คนอื่นดูอย่างเดียว แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขไฟล์ได้
สำหรับคนทำงานเอกสาร Cloud Storage ยิ่งตอบโจทย์ เพราะสามารถซิงค์ไฟล์ในคอมพิวเตอร์ขึ้น Cloud อัตโนมัติได้ หากตั้งค่าไว้ถูกต้อง เวลาคอมพิวเตอร์เสีย เปลี่ยนเครื่อง หรือเผลอลบไฟล์บางส่วน ก็ยังมีโอกาสกู้คืนหรือดึงไฟล์กลับมาใช้งานได้ง่ายกว่าเก็บไว้ในเครื่องเดียว
แต่ Cloud Storage ก็ไม่ได้สมบูรณ์แบบทุกอย่างนะคะ เพราะถ้าไม่มีอินเทอร์เน็ต การเข้าถึงไฟล์ใหม่ๆ หรือการอัปโหลดดาวน์โหลดไฟล์ก็จะติดขัดทันที ยกเว้นว่าเราตั้งค่าให้ไฟล์ใช้งานแบบออฟไลน์ไว้ล่วงหน้า
อีกเรื่องที่ต้องระวังคือพื้นที่จัดเก็บ หากใช้เก็บไฟล์เยอะมาก เช่น รูปภาพจำนวนมาก วิดีโอความละเอียดสูง หรือไฟล์โปรเจกต์ขนาดใหญ่ พื้นที่ฟรีอาจไม่พอ และอาจต้องจ่ายค่าบริการรายเดือนหรือรายปีเพิ่มเติม
Cloud Storage ปลอดภัยกว่าแฟลชไดรฟ์จริงไหม?
โดยทั่วไป Cloud Storage ช่วยลดความเสี่ยงหลายอย่างที่มักเกิดกับแฟลชไดรฟ์ เช่น ทำหาย ลืมไว้ที่อื่น หรือเสียบคอมพิวเตอร์แล้วติดไวรัสซ่อนไฟล์ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าปลอดภัย 100%
สิ่งที่ต้องระวังคือ ถ้าบัญชี Google หรือ Microsoft ของเราถูกแฮก คนอื่นก็อาจเข้าถึงไฟล์สำคัญได้เช่นกัน ดังนั้นควรตั้งรหัสผ่านให้แข็งแรง เปิดใช้งานการยืนยันตัวตน 2 ขั้นตอน และไม่กดลิงก์แปลกๆ ที่หลอกให้กรอกอีเมลกับรหัสผ่าน
นอกจากนี้ ก่อนแชร์ไฟล์ควรตรวจสอบสิทธิ์ให้ดี เช่น แชร์แบบดูได้อย่างเดียว หรือแชร์ให้แก้ไขได้ เพราะบางครั้งปัญหาไม่ได้อยู่ที่ Cloud แต่อยู่ที่เรากดแชร์กว้างเกินไปแบบไม่รู้ตัว
พูดแบบตรงๆ คือ Cloud Storage ปลอดภัยและสะดวกกว่าแฟลชไดรฟ์ในหลายสถานการณ์ แต่ก็ยังต้องใช้อย่างมีสติ ไม่ใช่อัปโหลดทุกอย่างแล้วปล่อยจอย แบบนั้นฝ่าย IT เห็นแล้วมีสะดุ้งแน่นอนค่ะ
Google Drive, OneDrive ใช้แทนแฟลชไดรฟ์ได้ไหม?
คำตอบคือ ใช้แทนได้เกือบทั้งหมดสำหรับการใช้งานทั่วไป โดยเฉพาะงานเอกสาร งานนำเสนอ รูปภาพ ไฟล์ PDF ไฟล์งานออฟฟิศ หรือไฟล์ที่ต้องแชร์ให้คนอื่นบ่อยๆ
สำหรับนักเรียน นักศึกษา พนักงานออฟฟิศ เจ้าของธุรกิจ หรือคนที่ต้องสลับทำงานหลายอุปกรณ์ การใช้ Google Drive หรือ OneDrive ช่วยให้ชีวิตง่ายขึ้นมาก เพราะไม่ต้องกังวลว่าไฟล์ล่าสุดอยู่ในเครื่องไหน ไม่ต้องพกแฟลชไดรฟ์ และไม่ต้องกลัวลืมงานไว้ที่คอมพิวเตอร์เครื่องเดิม
ถ้าเป็นงานกลุ่ม Cloud Storage ยิ่งได้เปรียบ เพราะหลายคนสามารถเปิดไฟล์เดียวกัน ทำงานร่วมกัน หรืออัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้ ไม่ต้องมีไฟล์ชื่อประมาณ “final”, “final2”, “finalจริง”, “finalล่าสุดสุดท้ายจริงๆ” วนไปจนงงทั้งทีม
สถานการณ์ที่ Cloud Storage เหมาะกว่าแฟลชไดรฟ์
Cloud Storage เหมาะมากสำหรับคนที่ต้องทำงานข้ามอุปกรณ์ เช่น ทำงานที่ออฟฟิศต่อที่บ้าน หรือเปิดไฟล์จากมือถือระหว่างเดินทาง นอกจากนี้ยังเหมาะกับการแชร์เอกสารให้ลูกค้า ทีมงาน หรืออาจารย์ เพราะส่งลิงก์เดียวก็เข้าถึงไฟล์ได้ทันที
อีกสถานการณ์ที่ Cloud Storage ชนะชัดๆ คือการทำงานร่วมกันหลายคน เช่น เอกสารประชุม ตารางข้อมูล แผนงาน หรือพรีเซนต์ที่ต้องช่วยกันแก้ เพราะทุกคนสามารถทำงานบนไฟล์เดียวกันได้ ลดปัญหาไฟล์ซ้ำ ไฟล์ตกหล่น หรือแก้ผิดเวอร์ชัน
สำหรับงานที่ต้องสำรองข้อมูล Cloud Storage ก็ช่วยได้ดีเช่นกัน โดยเฉพาะไฟล์สำคัญที่ไม่อยากให้หาย เช่น เอกสารบริษัท รูปภาพงาน ลูกค้า ไฟล์บัญชี หรือไฟล์โปรเจกต์ที่ต้องใช้ต่อเนื่อง
สถานการณ์ที่ยังควรมีแฟลชไดรฟ์หรือ External Harddisk ไว้
แม้ Cloud Storage จะสะดวกมาก แต่แฟลชไดรฟ์และ External Harddisk ก็ยังไม่ได้หมดความจำเป็น โดยเฉพาะงานที่เกี่ยวกับไฟล์ขนาดใหญ่มาก เช่น วิดีโอความละเอียดสูง ฟุตเทจถ่ายทำ ไฟล์โปรเจกต์ตัดต่อ หรือไฟล์จำนวนมากที่อัปโหลดผ่านอินเทอร์เน็ตแล้วใช้เวลานานเกินไป
อีกกรณีคือการทำงานในพื้นที่ที่อินเทอร์เน็ตไม่เสถียร เช่น ออกไซต์งาน เดินทางต่างจังหวัด หรืออยู่ในสถานที่ที่สัญญาณอ่อน การมีแฟลชไดรฟ์หรือ External Harddisk ติดไว้ก็ช่วยให้งานไม่สะดุด
นอกจากนี้ แฟลชไดรฟ์ยังจำเป็นในงานเฉพาะทางบางอย่าง เช่น ใช้ทำตัวติดตั้งระบบปฏิบัติการ หรือ Bootable USB สำหรับลง Windows ใหม่ ซึ่ง Cloud Storage ยังทดแทนไม่ได้โดยตรง
แล้วควรเลือกใช้อะไรดี?
ถ้าเป็นไฟล์เอกสารทั่วไป งานเรียน งานออฟฟิศ รูปภาพสำคัญ หรือไฟล์ที่ต้องแชร์บ่อยๆ แนะนำให้ใช้ Cloud Storage เป็นหลัก เพราะสะดวกกว่า เข้าถึงง่ายกว่า และลดปัญหาแฟลชไดรฟ์หายหรือไฟล์อยู่ผิดเครื่อง
แต่ถ้าเป็นไฟล์ขนาดใหญ่มาก ไฟล์ที่ต้องย้ายแบบออฟไลน์ หรือไฟล์ที่ต้องใช้ในสถานการณ์ไม่มีอินเทอร์เน็ต การมีแฟลชไดรฟ์หรือ External Harddisk สำรองไว้ก็ยังเป็นทางเลือกที่ดี
สูตรที่เวิร์กที่สุดคือ ใช้งานแบบผสมผสาน ค่ะ ให้ Cloud Storage เป็นพื้นที่หลักสำหรับไฟล์ที่ต้องใช้บ่อย ต้องแชร์ หรือต้องเข้าถึงจากหลายอุปกรณ์ ส่วนแฟลชไดรฟ์หรือ External Harddisk เก็บไว้ใช้สำหรับถ่ายโอนไฟล์หนักๆ หรือสำรองข้อมูลชุดใหญ่เป็นครั้งคราว
สรุป: Cloud Storage ใช้แทนแฟลชไดรฟ์ได้ แต่ไม่ใช่ทุกสถานการณ์
Cloud Storage อย่าง Google Drive และ OneDrive สามารถใช้แทนแฟลชไดรฟ์ได้เกือบทั้งหมดสำหรับการใช้งานทั่วไป โดยเฉพาะงานเอกสาร งานเรียน งานออฟฟิศ และการแชร์ไฟล์ระหว่างคนทำงาน
จุดเด่นคือสะดวก เข้าถึงได้จากหลายอุปกรณ์ แชร์ง่าย และช่วยลดความเสี่ยงจากการทำแฟลชไดรฟ์หาย แต่ก็ยังต้องพึ่งอินเทอร์เน็ต มีข้อจำกัดเรื่องพื้นที่ และต้องดูแลความปลอดภัยของบัญชีให้ดี
ดังนั้น ถ้าอยากจัดการไฟล์ให้คล่องตัวขึ้น แนะนำให้เริ่มย้ายไฟล์สำคัญขึ้น Cloud Storage ได้เลย ส่วนแฟลชไดรฟ์ไม่จำเป็นต้องโยนทิ้ง แค่เปลี่ยนบทบาทให้เป็นตัวช่วยสำรองในวันที่ต้องย้ายไฟล์ใหญ่หรือทำงานแบบออฟไลน์ เท่านี้ชีวิตดิจิทัลก็เป็นระบบขึ้นเยอะค่ะ